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Anticiper la logistique
Nouer un dialogue, donner envie de (re)venir, d’échanger… se fait beaucoup plus facilement dans une atmosphère conviviale et détendue. Le choix du lieu, le choix du format, le choix d’offrir une collation… a donc une importance déterminante pour mettre en action la concertation.
L’organisation matérielle et pratique d’un temps de participation doit donc être anticipée et mise en place en amont pour être prêt le jour J.
Poser le déroulé de réunion
Une fois l’objectif de la rencontre de concertation défini, le déroulé se construit autour de la logique suivante : d’où partons-nous et où voulons-nous atterrir ? Il s’agit de définir un programme, c’est-à-dire les différentes séquences de la rencontre, en précisant leur contenu, leur timing et les éventuels intervenants. Chaque séquence permet d’évoluer du point A au point B, qui correspond à la fin de la rencontre et à l’atteinte des objectifs. Si la réunion dure plus de deux heures, une pause s’impose.
Pensez à laisser un maximum de temps à la prise de parole des participants, à prendre en compte les temps « masqués » (accueil – installation des participants en cas d’organisation de sous-groupes -…) et à proposer une heure de fin (que l’animateur veillera à respecter).
Expliquer le cadre de la démarche aux participants
Au lancement d’une démarche de concertation, il est indispensable d’expliquer les attendus, c’est-à-dire le « mandat » donné aux participants (prise de décision, amélioration d’un projet, mobilisation sur une action précise, récolte d’avis ou proposition d’idées,…). Cela permet de clarifier ce qui est attendu, d’éviter les malentendus ou les frustrations (savoir sur quoi et pourquoi l’usager est sollicité), d’instaurer un climat serein et une relation de confiance.
Briser la glace et créer le collectif
Pour donner de la dynamique à une rencontre et créer une dimension conviviale, vous pouvez proposer, lors de l’accueil des participants ou au début d’une rencontre, une activité « brise-glace » permettant de mettre à l’aise les participants. Il en existe de nombreuses, comme par exemple, inviter les habitants à se positionner sur une carte de la commune pour engager les échanges ou à se présenter en un « adjectif ».
Quelques clés à retenir dans le rôle de l’animateur
Le rôle d’animateur ne s’improvise pas et se prépare. A minima, l’animateur est neutre dans le débat, il présente de manière claire et explicite les règles du jeu et de prise de parole, d’écoute et de respect d’autrui, il distribue la parole, veille au temps qui passe, et à l’équité des temps de parole. Une posture d’écoute emphatique et de tiers médiateur facilitera les débats (il peut recadrer si on s’écarte du sujet sans prendre part et en restant neutre) et doit permettre à tous de s’approprier les enjeux et de s’exprimer dessus.